- EA:Managing DirectorとMD直属Senior ManagersのExecutive Assistantとして、MD直属Senior Managers(以下ジャパン・リーダーシップチームとする)の戦略策定、実行をサポートし、会社行事、施策、プログラム、Sharepoint, Teamsサイト等の企画・運営・情報/データ管理を担当し、エンゲージメント関連業務、Visitor対応、インターナルコミュニケーション業務等を実施する。
- O & FM: 総務業務の責任者として、主にオフィス環境・備品・ベンダー契約・会社法関連・予算等の管理・手続きを実施し、社員とのインターフェース業務を実施する。
- EAMDの予定を把握し適宜出張手配、また社内外への通知等の対応会社行事・ミーティング設定等を企画・調整・会場手配・周知・資料準備とりまとめ・進捗管理・実施・モニタリング等を担当;例:キックオフミーティング、オールハンズミーティング、タウンホール、等 ジャパン・リーダーシップチームが使用するSharepoint, Teamsサイト等の企画・運営・情報/データ管理を担当MDまたジャパン・リーダーシップチームから社員向け、APAC・Global等また必要に応じて社外への通達・コミュニケーション等を担当(適宜会社行事・ミーティング等の状況を勘案し提案・発行・情報の管理等遂行)エンゲージメント関連業務; 例:チームへの結果シェアセッション設定等MDとジャパン・リーダーシップチームへのビジター対応(スケジュール調整、アコモデーション手配、会議設定・会食設定等)
- 総務業務(O & FM):オフィス・什器・備品・文房具・印刷物管理、会社法関連手続き(株主総会、登記章)担当慶弔手続き、総務関連ベンダー・郵便・宅配管理、請求書処理、Business Continuity Plan(BCP)対応、組織図・座席表管理 等担当(名刺注文システム・BCP安否確認ツール手続き管理等含む)社内外への総務関連事項案内を担当総務業務担当者窓口として対応;例;日本祝日のカレンダー案内等含む当該業務領域についての社内外監査対応外部請負業者を管理し、RAMS(リスクアセスメント方法書)などが適用される場合は、グローバルプロセスに従い、安全かつタイムリーで費用対効果の高い方法で作業を完了現場に適用される安全衛生の全領域が文書化され、ピープルチームと連携しながら効果的に管理されていることを確認既存のすべてのハードおよびソフトサービス契約を見直し、管理し、あらゆる変更の効果的な動員を確保H&Sサポート、応急手当、防火監視員の責任を負い、各サイトに必要な人数と適切な訓練を受けたスタッフがいることを確認事業全体のエネルギー効率を考慮し、環境変化がESOSコミットメントに沿ったものであることを確認。 グルーバルで要求される温室効果ガス報告書の作成予算および資本支出管理により、契約およびプロジェクトが予算およびGLコードと整合していることを確認。問題や苦情に対応し、必要に応じて、効果的に管理し、関係を維持するために、解決と進捗状況をビジネスに最新に保つためにマネージャーをサポート適切なスペースがサイトスペースに適用されていることを確実にするエネルギー効率、現在のユーティリティ契約を見直し、ビジネス全体に省エネの配慮を提供する
- EA_O&FM業務いずれにおいても以下Responsibilities責任遂行が求められます:
- Mission Vision Value等に基づき考え行動し、経営陣を支援
- 現行業務を遂行しつつ、ビジネス成長の観点から業務内容及び手順を見直して企画、実行
- 優先順位をつけプランニング・モニタリングを実施しながら計画通りに実施
- Stakeholder, 社内外のカスタマーの視点を常に念頭に置き業務を遂行
- 創意工夫、効率化を推進
- ストレスに柔軟に対応しつつ多様な業務を並行して遂行
- 社内外の人との円滑なコミュニケーションを図りつつ業務遂行
- 必要な知識や技能を自主的に学んで業務に生かす
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Amazon Japan G.K. - A43 Tokyo, 日本 フルタイムアマゾンジャパンのオペレーション技術統括本部(JCFS)では、ディレクターとチームをサポートするエグゼクティブアシスタントを募集しています。JCFSはアマゾンジャパンの技術部門として、オンラインストアのオペレーションが使用する物流施設やプロセスの設計からメンテナンスまでの一連の活動を通して、お客様の購入経験を高めることをミッションとしています。JCFSは安全で働きやすい職場作り、物流の効率化、梱包資材の最適化、そしてサステナビリティの取り組みなど、多くの活動を推進してお客様とアマゾンジャパンに貢献しています。エグゼクティブアシスタントには、2人の部下をマ ...
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Executive Assistant
1週間前
Ogilvy Tokyo, 日本Job Overview · Executive Assistant performs a variety of administrative tasks and support our company's senior-level · members with an excellent communication and time management skills and be able to act with · minimum guidance. · Key Accountabilities · Contributes to the effici ...
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Brookfield Asset Management Tokyo, 日本 フルタイムJob Description · About the role · The Executive Assistant will provide day to day administrative support to the Investment teams in Brookfield Japan. They will foster open communication, embody the values of teamwork, efficiency, and professionalism, therefore playing a pivotal ...
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Executive Assistant
1週間前
Estée Lauder Companies Chiyoda, 日本 フルタイムExecutive Assistant · Description · Executive Assistant · Assist Japan Aff. GM on various administrative matters, including but not exclusive to: · Offering in-house verbal translation for both internal/external meetings, as well as for written communications/materials · Assistin ...
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Executive Assistant
1週間前
Rakuten Tokyo, 日本 フルタイムDescription · : Business Overview · Technology Service Division lead to develop service platforms and products utilizing Rakuten group data and provide AI & Data consulting services to contribute to strengthen each business utilization. We are also leading companywide mid-long ...
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Brookfield Asset Management Tokyo, 日本 フルタイムJob Description · About the role · The Executive Assistant will provide day to day administrative support to BPG team in Japan. · Duties and Responsibilities · Delivery of proactive secretarial and administrative support in order to manage the day-to-day requirements for BPG, ...
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Rakuten Tokyo, 日本 フルタイムDescription · : Business Overview · Rakuten Group's mission is to contribute society by creating value through innovation and entrepreneurship. We provide over 70 various services such as online shopping mall "Rakuten Ichiba", online travel service "Rakuten Travel", online ban ...
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Executive Assistant
1週間前
Estée Lauder Companies Chiyoda, 日本 フルタイムExecutive Assistant · Assist Japan Aff. GM on various administrative matters, including but not exclusive to: · Offering in-house verbal translation for both internal/external meetings, as well as for written communications/materials · Assisting GM on correspondences (letters, e ...
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Figma Tokyo, 日本Figma is growing our team of passionate people on a mission to make design accessible to all. , Figma helps entire product teams , design and build better products — from start to finish. Whether it's consolidating tools, simplifying workflows, or collaborating across teams and t ...
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Tapestry Shinjuku, 日本Coach is a global fashion house founded in New York in 1941. Inspired by the vision of Creative Director Stuart Vevers and the inclusive and courageous spirit of our hometown, we make beautiful things, crafted to last—for you to be yourself in. · Coach is part of the Tapestry por ...
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Amazon Japan G.K. Tokyo, 日本 フルタイムAmazon is seeking a skilled, motivated and customer obsessed Executive Assistant / Office Manager with a history of high performance to support a senior leader and their team in the Kindle Business Group. · Successful candidate will possess the ability to prioritize and complete ...
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21501 WMJP Wellington Management Japan Pte Ltd - Tokyo Branch Tokyo, 日本 フルタイムAbout the Role · The Company · Tracing our roots to 1928, Wellington Management Company, LLP is one of the world's largest independent investment management firms. With over USD 1 trillion in assets under management as of 30 June 2023, we serve as a trusted adviser to institut ...
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Amazon Japan G.K. Tokyo, 日本 フルタイムAmazon's International Seller Services organization is seeking a resourceful, self-motivated, team-oriented, highly organized and efficient Executive Assistant to support business leaders and their team. · In this role you will be joining a diverse and supportive EA community pro ...
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Marketing Mgr
4日前
Westin Hotels & Resorts Kanagawa Prefecture, 日本 フルタイムJOB SUMMARY · Must have Japanese citizenship or Eligible work in Japan permit holder · 求めるスキル · マーケティング経験者(レストランマーケティング経験があれば尚可) · 英語でコミュニケーションが取れる方 · The Restaurants Marketing and Communications Manager is part of an important team that creates and executes property-level commun ...
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Agoda Yokohama, 日本The Opportunity: · As Partner Executive your key objective is growing the coverage and quality of Agoda's supply network. Along with your team, you take care of a portfolio of high growth supply partners and assist in partnership related functions at scale. · In this role, you' ...
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3010 K-T LTD Japan Yokohama, 日本 フルタイムDescription · KLA seeks a highly organized team player with extensive sales experience in metrology and/or defect inspection test systems to join our Automated Metrology and Defect Inspection Tools (Fabs) Sales organization as a Sales Account Manager for Japan. Responsible for b ...
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Epic Games Yokohama, 日本WHAT MAKES US EPIC? · At the core of Epic's success are talented, passionate people. Epic prides itself on creating a collaborative, welcoming, and creative environment. Whether it's building award-winning games or crafting engine technology that enables others to make visually s ...
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Project Manager
1週間前
DNV Yokohama, 日本 フルタイムProject Manager & Business Development in Japan · Local Unit & Position Description · DNV is seeking a highly motivated and dedicated Project Manager / Business Development with a strong technical background in wind, solar, storage, hydrogen, and/or practical experience with pr ...
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Westin Hotels & Resorts Yokohama, 日本 フルタイムJOB SUMMARY · Prepares all event documentation and coordinates with Sales, property departments and customer to ensure consistent, high level service throughout the pre-event, event and post-event phases of property events. This position primarily handles complex events. Ensures ...
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Agoda Yokohama, 日本The Opportunity: · As a Partner Performance Specialist your key objective is growing the coverage and quality of Agoda's supply network. You take care of a large portfolio of emerging supply partners and assist in partnership related functions at scale. · In this role, you'll g ...
Office & Facilitites Manager and Executive Assistant - Yokohama, 日本 - BSI
説明
Great that you're thinking about a career with BSI
Job Title: Office & Facilities Manager (O&FM) and Executive Assistant
Reports to: Japan MD
Location: Yokohama
Overview / Purpose of the position
Responsibilities & Accountabilities
Travel requirements: Limited within Japan
Language requirements: Japanese native, English business level (reading, writing, speaking)
Person Specification
Attribute
外資系企業における総務業務経験
Knowledge and Experience
上記に加え
基本的な簿記・会計知識
会社行事企画運営
プロジェクト・マネジメント
Skills and Abilities
Teams, Workday, Basware, PowerBI, Forms, Sharepoint経験
Outlook: メール、予定表機能等
EXCEL: 四則演算、参照関数を使っての表作成、グラフ、ピボットテーブル
WORD: 新規作成・作成済ファイル修正可能なレベルPOWERPOINT: 新規作成・作成済ファイル修正・テンプレートを使用しての調整
Zoom, Webex
Education / Qualifications
大学卒同等レベル
衛生管理者資格があれば尚可
防火管理責任者資格があれば尚可
Our Excellence Behaviours: Client-centric, Agile, Collaborative. These three behaviours represent how we do things at BSI. They help us ensure that BSI is a great place to work and a highly successful business.
BSI is conducting face-to-face interviews where appropriate and possible. If you are invited to a face-to-face interview but feel more comfortable with conducting the interview virtually, please speak to a member of our recruitment team.
