- オフィス施設(本社・京都オフィス・貸し倉庫など)の適切な運用を管理する。清潔で安全な労働環境の確保に加え、サステナビリティーの観点で必要な施策(ゴミの分別、再エネ利用など)も検討し、講じる。
- ビジネスの成長に合わせ、社員数も増加をしている中、社員同士がコミュニケーションをし、互いを知り交流するための全社イベントの企画、運営をリードする。
- ビジネスの現場がスムーズ効率的に業務を遂行できるよう、社内外の倉庫の管理運用をリードする。また社長車やロケバスの管理運用についても、現場と連携し円滑に進める。
- 入居ビルおよび社内の防災対策およびBCPの管理部門としての機能を果たす。適宜、必要な防災計画の備品の整備とアップデート、さらにビル管理会社と連携した防災訓練おの実施などを遂行する。また、BCPを管理する部門として、全社関係者を巻き込み、社員の安全と業務継続が確保できる体制を維持する。
- オフィスや各設備の適切なコスト管理と財務・社長への報告などをタイムリーに行い、会社としての予算管理に寄与する。
- オフィス施設管理(本社・京都オフィス・社内外倉庫など)
・ビル管理会社および業者との契約締結やスムーズな連携にる、適切なサービス提供の確保
・ビルとの契約更新の際には、移転の可能性、市場調査、ビルとの交渉を請け負う
・オフィスの安全・清潔・エコな日常運営管理
・備品の調達、管理、補充などスムーズなビジネス運営の支援
・オフィスレイアウト変更、設備の増改築
・社内外の倉庫の運営管理と使用する事業部との連携
・ペーパーフリーオフィス実現に向けDXの導入促進
・リフレッシュコーナーの運用管理(コーヒー、オフィスグリコなど) - メール室の運営(郵便物や請求書の管理)
・請求書の確認と承認プロセスを管理し、支払い処理
・宅配便等・郵便物の受け取りと部門への仕分けを管理
・普通郵便発送手配管理 - 社内イベント企画
・社内の全社イベントやギャザリング(集まる機会やクラブ活動)を企画、調整し、社内コミュニケーションを促進
・イベントに関する予算管理
・HEARST CLUBの運営・予算管理 - 防災およびBCP
・防災計画およびBCP(事業継続計画)の管理と定期的なレビューの実施
・災害時の対応マニュアルの管理と定期的なレビューおよび社内で周知されるよう普及広報活動を行う
・ビル管理会社と連携した防災訓練の実施 - オフィスや各設備の適切なコスト管理とレポーティング
・施設に関わるコストや契約状況など、必要に応じて関係者(財務・社長・US本社)にレポートを提出し、会社としての予算管理に寄与する - 総務庶務業務や、オフィスマネジメント、ファシリティマネジメントの経験(3年以上)
- 英語力(ビジネスレベル。主にリーディング・ライティング)
- 社内外関係者との円滑なコミュニケーションが可能なコミュニケーションスキル
- 新しいことを試してみようとする、チャレンジする柔軟なマインドセット
- 社員からの日々の問合せに迅速に対応するフットワーク
- 基本的なパソコン(Word/Excel/PowerPoint)での資料作成スキル
- Google Workspace, Office 365等グループウエアツールの使用経験
- オフィス移転や倉庫移転のプロジェクトリードの経験
説明
募集の背景
当社は、雑誌を発行する出版社を起源としながら、特にファッション誌の分野では、業界の先駆者としてデジタルサイトでも優良な読者を獲得して成長し続けている企業です。さらに近年は、新しいビジネスとして、Eコマース(「「ELLE Shop」・「婦人画報のお取り寄せ」等)や、希少かつ優良なデジタルコンテンツの提供など、デジタルビジネスにさらに注力し、成長を加速しており、"Passion Drives Business" をスローガンに、マルチメディアカンパニーとして幅広い多領域での進化を続けています。
そのような変革はビジネスモデルだけに留まらず、オフィスマネジメント部も、従業員それぞれの能力や多様性を組織として存分に発揮し、意欲とやりがいをもって仕事に挑戦できるオフィス環境整備、それに相応しいオフィス運営、また全社員が集まる社員イベントの企画などを通じて、この変革に大きく貢献しています。
この変革の実現に向け必要不可欠な「人財」を総務チームに迎え入れ、さらに機能と役割を強化するため、力を発揮していただける方を募集します。
また、2019年よりISO14001を取得・更新しており、社内のペーパーレスに向けた目標の設定・実現に向けたプロジェクトを推進しており、サステナビリティに配慮した経営、オフィス運営を実践しています。このようなマインドに共感、変革をともにリードしていただける方のエントリーも歓迎します。
ご経験、得意分野、キャリアプランなどにより、オフィスマネジメント部(総務部)内で柔軟にキャリアを検討する可能性もありますので、ご相談下さい。
役割と責任範囲
出版社からマルチメディアカンパニーへと変革し成長を続ける当社において、総務の観点から、あるべき姿を社員と議論し、戦略を立て、その変革をリードして頂きます。
具体的には
オフィスマネジメント部(総務部)3名で上記に取り組んでおり、ご経験や希望を伺いながら担当を決定します